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Le Musée du Vin
(juin 2007)
Dans le 16ème arrondissement de Paris, le Musée du Vin propose ses caves historiques , en location pour tout type d'événement autour du vin et
de la culture de la vigne. L'équipe commerciale du musée, dirigée par Olivier Crozat, utilise depuis 2004 la solution AGORA de AVANTI Technologies.
Retour d'expérience
""Jusqu'en 2003, notre offre de location était essentiellement réservée aux tours opérateurs, agences de voyages et autocaristes à qui nous proposions
une location intégrale, quasi exclusive, de notre site, explique Olivier Crozat. Nous connaissions bien ces clients et un système de facturation était
suffisant. En 2004, nous avons décidé d'ouvrir le Musée du Vin à d'autres types de clients : les agences événementielles et les entreprises, et surtout
de proposer des locations d'espace à l'heure, à la demi journée, à la journée...
Cette modularité a été possible grâce AGORA qui offre un planning horaire
pour chaque espace du musée. Nous disposons de 5 salles qui peuvent accueillir de 8 à 300 personnes et d'un restaurant. En fait, AGORA est très vite devenu
notre outil central...
Il rassemble les espaces à louer, les prix de chaque prestation en fonction du type de client, le planning des dégustations que le
musée organise et tous les événements plannifiés... Très pratique et facile d'utilisation, AGORA nous a permis non seulement de professionnaliser notre
offre en optimisant notre planning et la gestion de nos espaces mais aussi d'améliorer notre réactivité commerciale.
En effet, AGORA nous permet d'envoyer
un devis complet en moins de 10 minutes après l'appel du client. De son coté, le directeur du Musée du Vin utilise AGORA pour visualiser les prévisions de
CA, les bilans d'activité ainsi que la facturation.
Aujourd'hui, nous avons atteint un niveau de fréquentation telle que nous proposons aussi des
prestations à l'extérieur chez nos partenaires pour lesquels AGORA dispose aussi de tous les types de prix et de services. Ce qui nous permet de rester
toujours réactif et cela fait plaisir de s'entendre dire de la part de nos clients « merci de votre efficacité commerciale ».
L'hôtel Raphael
(mai 2007)
L'hôtel 4 étoiles Raphael, situé avenue Kléber à Paris, utilise pour son activité location d’espaces la solution AGORA. Retour d’expérience de
Monsieur Hieu A. TO qui dirige ce service.
"En 2004, le service location de salles de notre hôtel avait atteint les limites de l’organisation papier. Nous avions donc, naturellement,
demandé à notre fournisseur de logiciel d’exploitation hôtelier de nous proposer une solution. Après avoir vu notre cahier des charges, ils ont proposé
de patienter 6 mois pour la réalisation. Mais je n'ai jamais rien vu venir... C’est à cette époque que nous avons rencontré AVANTI Technologies.
Leur logiciel AGORA correspondait tout à fait à notre demande en terme de gestion des plannings des salles, gestion commerciale, facturation.... et
surtout nous pouvions être opérationnel en 6 jours. Nous avons décidé de l’installer sans l’interfacer avec notre solution de gestion de l’hôtel.
Pendant la formation, nous avons paramétré tous les espaces que nous réservions à la location : salons, terrasses panoramiques, restaurants, grandes
suites... puis nous avons intégré les modèles de lettres, documents et courriels pour chaque étape d'échange avec les clients (devis, convention, facture,
relance, ...).
En 2006, l’activité location de salles, gérée par 2 assistantes, a représenté 30% de notre CA. L’une s’occupe des 6 salons et espaces à louer, l’autre
des séminaires résidentiels. Grâce à AGORA, elles réalisent une vingtaine de devis par semaine et assurent le suivi des clients comme de vraies
commerciales. AGORA est l’accompagnateur du succès de ce service. AGORA nous est très utile aussi pour le planning car il est fréquent que nous ayons
des salles louées 4 fois dans la même journée. Enfin régulièrement, je consulte les statistiques disponibles (nombre de clients réguliers, nouveaux clients,
...), ce qui me permet de prendre du recul pour apprécier les tendances."
Le Golf de la Salette
(mai 2007)
A 10 km du vieux port de Marseille, le golf de la Salette et son clubhouse disposent d’une structure d’accueil de prestige qui séduit entreprises et particuliers pour organiser tous types de réceptions, événements ou séminaires. Les différentes formules de location d’espaces avec cocktails ou restauration sont commercialisées par Christine Jumanus avec l’aide du logiciel AGORA d’AVANTI Technologies.
«AGORA est mon outil de travail quotidien, je l’utilise depuis 2003, date de mon arrivée au Golf. En 4 ans, j’ai constitué une base de 2000 clients
répartis à 80% d’entreprises et 20% de particuliers. Avec AGORA, je traite près de 600 dossiers par an. Pour chacun d’entre eux, AGORA me permet d’être
réactive quelle que soit l’étape de la privatisation des espaces (planning, devis, facture, logistique...).
Par exemple, quand un client veut à nouveau louer un espace au golf, je récupère instantanément sa fiche événement que je lui décris pour connaître
les changements. Cela lui rappelle de bons souvenirs mais surtout cela nous fait gagner un temps précieux.
J’utilise aussi AGORA pour entretenir la relation avec nos clients. En effet, avec la fonction « emailing », je leurs envoie des courriels personnalisés pour leur annoncer les nouveautés ou les nouvelles prestations de notre golf...
La nouvelle version d’AGORA me rend plus efficace notamment grâce à la plus grande quantité d’informations qu’on peut mémoriser sur les fiches clients.»
Le golf de la Salette dispose d’un centre de séminaires complet, comprenant sept salles modulables ouvertes sur le golf pouvant recevoir jusqu’à 250 personnes.
Le Groupe Eliance
(mars 2007)
Séminaires, réunions, lancements de produits… Eliance division ville (groupe Elior), propose aux entreprises qui veulent créer un événement des sites
comme les Restaurants et les Salons du Musée du Louvre, du Parc des Princes, de la tour Montparnasse... Au total, une vingtaine de sites prestigieux sont
disponibles en location associée à une prestation de restauration et, au besoin, de services complémentaires...
« Pour uniformiser nos processus de vente et optimiser la gestion des réservations par nos équipes commerciales réparties sur différents sites, nous étions
à la recherche d’un progiciel métier, explique Nathalie KLAUBER, directrice commerciale. En 2005, nous avons découvert AGORA, solution de Gestion de la
Relation Client centrée sur la planification des ressources (location de salles, restaurants, lieux de séminaires et de réceptions)... Aujourd’hui, plus
d’une vingtaine de nos commerciaux utilisent AGORA pour optimiser la gestion des plannings de réservation et le traitement de leurs dossiers. Nous sommes
très contents du temps qu’il nous fait gagner. De plus AVANTI Technologies a su répondre à l’ensemble de nos demandes pour réaliser des adaptations
spécifiques à nos méthodes de travail. Nous avons apprécié leur écoute et leur professionnalisme.»
Mairie de Massy
(mars 2007)
La Mairie de Massy propose de nombreux espaces pour organiser des réunions, mariages, séminaires... Pour gérer cette activité, en hausse de 200% par
rapport à 2005, Michel Hibon, responsable location de 16 salles, utilise depuis fin 2005, le logiciel AGORA de la société AVANTI Technologies. Zoom sur
cette expérience :
«Nous avions un logiciel de CRM qui ne correspondait pas spécifiquement à notre activité, explique Michel Hibon. En 2005, nous avons pu en changer et
j’ai choisi AGORA. Les points forts d’AGORA ? Tout d’abord, il est centré sur le planning des réservations et non sur les dates de location, ce qui nous
a permis d'optimiser notre gestion. En effet, quand la location d'une salle dépasse minuit, AGORA la considère comme un événement unique alors que
l’ancienne solution nous demandait de faire un traitement double (avant et après minuit). Pour ces locations nocturnes, AGORA a réduit le temps de
traitement de moitié.
De plus AGORA possède un historique de toutes les opérations : les annulations ou les erreurs de manipulations sont enregistrées et nous y avons accès à
tout moment. Concernant le suivi de la relation client, avec AGORA, nous sommes devenus beaucoup plus efficaces. C'est ce qui nous a permis d'absorber
l'augmentation de l'activité qui a atteint en 2006 plus de 9000 dossiers. AGORA nous apporte le professionnalisme et la productivité indispensable à
la location de salles liée aux événements de vie du citoyen, de l’association ou de l’entreprise.»
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